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प्रशासन

टीसीपीओ का प्रशासन प्रभाग कार्यालय के सभी प्रशासनिक मामलों को देखता है। इस प्रभाग को सहज और कुशल कामकाज के लिए चार अनुभागों में विभाजित किया गया है। इसका नेतृत्‍व प्रशासनिक अधिकारी द्वारा किया जाता है तथा इनको तीन कार्यालय अधीक्षक और छह वरिष्‍ठ सचिवालय सहायक और बारह कनिष्‍ठ सचिवालय सहायक द्वारा सहायता प्रदान की जाती है।

प्रशासन अनुभाग - I

निम्‍नलिखित विषयों को देखता है:

  • दैनिक कार्यों को करने के लिए सरकार के ऑनलाइन सॉफ्टवेयरों जैसे ईआईएस, पीएफएमएस, ई-आवास, जेम इत्‍यादि का पूरी तरह से उपयोग करना।
  • टीसीपीओ के सभी अधिकारियों और कर्मचारियों के वेतन बिलों को ईआईएस सॉफ्टवेयर पर तैयार करना।
  • मासिक आधार पर लाइसेंस शुल्क वसूली विवरण तैयार करना और मासिक आधार पर ऑनलाइन माध्‍यम से संपदा निदेशालय को भेजना।
  • गृह निर्माण, कंप्‍यूटर, टीए, एलटीसी, स्थानांतरण टीए जैसे विभिन्न अग्रिमों को देना और, जहां भी लागू हो, उनपर ब्‍याज की गणना करना। इनके बिल बनाना।
  • जीपीएफ बिलों, मेडिकल बिलों, पेंशन / ग्रेच्‍युटी /छुटृी नकदीकरण बिलों, मानदेय बिलों, समयोपरि भत्‍ता बिलों, बाल शिक्षा भत्ता बिलों, वेतन एवं भत्तों के बकाया बिलों, महंगाई भत्ता बकाया बिलों, बोनस बिलों, वेतन बिलों, सीजीईआईएस बिलों, इत्‍यादि को तैयार करना।
  • अन्य प्रशासनिक व्‍यय शीर्ष के अंतर्गत कॉपियर व्यय, जलपान व्यय, लाइब्रेरी व्यय, अखबारों की प्रतिपूर्ति, स्टेशनरी, कंप्यूटर मद एवं अन्‍य विविध व्‍यय के आकस्मिक बिलों को तैयार करना।
  • कार्यालय खर्च शीर्ष के अंतर्गत यात्रा प्रतिपूर्ति, टेलीफोन, डाक/ तार, स्‍वच्‍छता मदें, मशीनों की मरम्मत और रखरखाव, फर्नीचर व्यय और अन्य विविध बिलों को तैयार करना।
  • आयकर शीट की वार्षिक गणना, फार्म सं.16 तैयार करना और उन्‍हें जारी करना।
  • गैर-योजनागत व्यय एवं विभिन्‍न विषयों से संबंधित सूचना संग्रह फार्मों को तैयार करना।
  • बजट के निष्‍पादन की आवधिक समीक्षा करना।
  • टीसीपीओ की लेखापरीक्षा निरीक्षण से संबंधित मामले और उन पर अनुवर्ती कार्रवाई।
  • टीसीपीओ का बजट तैयार करना।
  • टीसीपीओ में व्यय से संबंधित संसदीय प्रश्नों का उत्‍तर देना।
  • एयर टिकटों को खरीदने हेतु विनिमय आदेश तैयार करना और एयर इंडिया एवं अधिकृत ट्रैवल एजेंट के माध्यम से एयर टिकटों की बुकिंग करना और रद्द करना । एयर टिकट के बिल तैयार करना।
  • एयर इंडिया और अधिकृत ट्रैवल एजेंट के साथ लेखा मिलाना।
  • किए गए व्यय और चैक / वाणिज्यिक रजिस्टर/पीएफएमएस में दर्ज व्‍यय का मंत्रालय के वेतन एवं लेखा अनुभाग के साथ मासिक आधार पर मिलाना। बजट का नियंत्रण एवं निगरानी।
  • विभिन्न वार्षिक, अर्धवार्षिक, त्रैमासिक, मासिक और पाक्षिक रिपोर्ट एवं विवरणी और सरकारी कर्मचारियों को ऋण से संबंधित विवरणी और केन्द्रीय सरकार के नियमित सिविलियन कर्मचारियों के वेतन एवं विभिन्‍न भत्‍तों पर हुए वास्‍तविक व्‍यय से संबंधित रिपोर्ट को भेजना ।
  • बजट प्राक्‍कलन / संशोधित प्राक्‍कलन तैयार करना और विभिन्न व्‍यय हेतु बजट आवंटन का अवलोकन करना।
  • अंतिम वेतन प्रमाणपत्र (एलपीसी), वेतन प्रमाण पत्र और लाइसेंस शुल्क वसूली प्रमाणपत्र जारी करना।
  • अनुपूरक अनुदान और लेखानुदान, स्वीकृत प्राक्‍कलन और बजट प्राक्‍कलन के विवरण को जारी करना जैसे अन्य बजटीय अभ्‍यास और मंत्रालय के साथ समन्वय करना।
  • टीसीपीओ के संबंध में अनुदानों की विस्तृत मांग, निष्‍पादन बजट / परिणाम बजट तैयार करना।
  • हिंदी की तिमाही प्रगति रिपोर्ट।
  • परियोजना का काम संभालना।
  • अनुभाग के डायरी रजिस्टरों का रखरखाव ।
  • टीसीपीओ के सभी अधिकारियों और कर्मचारियों की वेतन स्लिप को तैयार करना।

दस्तावेज़ों / फ़ाइलों / रजिस्टरों इत्‍यादि का अनुरक्षण / अभिरक्षा :

  • टीसीपीओ के सभी अधिकारियों और कर्मचारियों के वेतन बिल रजिस्टर का रखरखाव।
  • टीए / डीए रजिस्‍टर।
  • एलटीसी रजिस्टर।
  • बिल रजिस्टर।
  • ट्यूशन फीस रजिस्‍टर।
  • कार्यालय खर्च रजिस्‍टर।
  • अन्य प्रशासनिक व्‍यय रजिस्‍टर।
  • मजदूरी रजिस्टर।
  • समयोपरि भत्ता रजिस्‍टर।
  • सातवें वेतन आयोग से संबंधित आदेश।
  • व्यय मिलान फ़ाइल।

रोकड़ एकक (प्रशासन-I अनुभाग के अधीन)

  • पीएफएमएस पर मंजूरी निकालना। बिलों को जांचना तथा वेतन एवं लेखा कार्यालय में बिलों को लगाना। प्रत्‍येक बिल के भुगतान को सुनिश्चि‍त करना।
  • चेक रजिस्टर, वाणिज्यिक रजिस्टर, चालान रजिस्टर लिखना।

प्रशासन अनुभाग - II

निम्‍नलिखित विषयों को देखता है:

  • सरकार के ऑनलाइन सॉफ्टवेयर भविष्‍य का उपयोग करना।
  • अनुभाग द्वारा देखे जा रहे मामलों से संबंधित संसदीय प्रश्नों के उत्‍तर देना।
  • सेवा पुस्तिका का रखरखाव और इसको अद्यतन एवं पूरा रखना।
  • टीसीपीओ के सभी अधिकारियों और कर्मचारियों के भारत और विदेश में प्रशिक्षण संबंधी मामलों के लिए उनकी वैयक्तिक फाइल देखना।
  • प्रतिनियुक्ति पदों के लिए विभिन्न मंत्रालयों / विभागों को टीसीपीओ के सभी अधिकारियों और कर्मचारियों के आवेदन पत्रों का अग्रेषण ।
  • विदेश सेवाओं इत्‍यादि पर टीसीपीओ के कर्मचारियों व अधिकारियों के पेंशन अंशदान का छुट्टी वेतन अंशदान और सेवा पुस्तिका में प्रमाणीकरण की रिकॉर्डिंग ।
  • सभी अधिकारियों और कर्मचारियों के पेंशन मामले, छुट्टी नकदीकरण और ग्रेच्युटी की रोकी गई राशि इत्‍यादि।
  • सभी अधिकारियों और कर्मचारियों के पेंशन के मामलों में संशोधन जब भी लागू हो ।
  • अर्जित छुट्टी, परिणत छुट्टी, मातृत्व अवकाश, पितृत्व अवकाश, बाल देखभाल छुट्टी, विशेष आकस्मिक छुट्टी, अध्ययन छुट्टी इत्‍यादि से संबंधित मामले देखना।
  • अधिकारियों/कर्मचारियों को पासपोर्ट के लिए 'अनापत्ति प्रमाणपत्र' के मुद्दे से संबंधित सभी मामले देखना।
  • सरकारी पदाधिकारियों को जारी राजनयिक/सरकारी / साधारण पासपोर्ट की सुरक्षित अभिरक्षा करना।
  • अधिकारियों का संपत्ति विवरणी लेना।
  • अनुभाग का डायरी कार्य।
  • हिंदी की तिमाही प्रगति रिपोर्ट।
  • संघ लोक सेवा आयोग, कर्मचारी चयन आयोग इत्‍यादि को आवेदन पत्र अग्रेषित करना ।
  • अधिकारियों / कर्मचारियों को साक्षात्कार, विदेश दौरे इत्‍यादि के लिए 'अनापत्ति प्रमाणपत्र' जारी करने से संबंधित मामले देखना।

दस्तावेज़ों / फ़ाइलों / रजिस्टरों इत्‍यादि का अनुरक्षण/अभिरक्षा:

  • टीसीपीओ के सभी अधिकारियों और कर्मचारियों की वैयक्तिक फ़ाइल।
  • टीसीपीओ के सभी अधिकारियों और कर्मचारियों की सेवा पुस्तिकाएं।
  • डायरी (अंग्रेजी और हिंदी) रजिस्टर, वीआईपी डायरी रजिस्टर, फाइल रजिस्टर, फाइल संचलन रजिस्टर, चपरासी पुस्तिका।
  • विभिन्न गार्ड फाइलें।

प्रशासन अनुभाग - III

निम्‍नलिखित विषयों को देखता है:

  • समुह क, ख व ग पदों से संबंधित स्‍थापना मामले।
  • सीसीएस (सीसीए) नियम, 1965 के अंतर्गत टीसीपीओ के सभी अधिकारियों और कर्मचारियों के अनुशासनिक मामले।
  • टीसीपीओ में समय की पाबंदी का रखरखाव।
  • सीसीएस (आचरण) नियम, 1964 के अंतर्गत सभी अधिकारियों/कर्मचारियों के संबंध में सभी मामले।
  • टीसीपीओ के विभिन्न अनुभागों /प्रभागों और अधिकारियों और कर्मचारियों के बीच काम का वितरण।
  • मुख्य नियोजक को छोड़कर सभी अधिकारियों और कर्मचारियों की वार्षिक गोपनीय रिपोटों से संबंधित मामले।
  • टीसीपीओ की वार्षिक सीधी भर्ती योजना को तैयार करना।
  • लोकसभा, दिल्ली विधानसभा और निगम पार्षद के चुनावों के संचालन और चुनाव ड्यूटी में अधिकारियों / कर्मचारियों की तैनाती से संबंधित सभी मामले।
  • विभिन्न वार्षिक, अर्धवार्षिक, त्रैमासिक, मासिक, पाक्षिक और साप्ताहिक रिपोर्ट एवं विवरणी को भेजना।
  • टीसीपीओ में समुह ग पदों पर अनुकंपा के आधार पर नियुक्ति।
  • टीसीपीओ के अधिकारियों और कर्मचारियों द्वारा केंद्रीय प्रशासनिक अधिकरण, उच्च न्यायालय और उच्चतम न्यायालय में सेवा मामलों से संबंधित दर्ज किए गए कोर्ट के मामले।
  • प्रधानमंत्री कार्यालय, केन्‍द्रीय सतर्कता आयोग, सीबीआई आदि की भ्रष्टाचार निरोधी सेल से प्राप्त शिकायतें।
  • लोक शिकायत मामले – जाँच और उन पर अनुवर्ती कार्रवाई।
  • लोक शिकायत मामलों के निपटारे की प्रगति की निगरानी।
  • मंत्रालयों को भेजने के लिए अपेक्षित विभिन्‍न विवरणियों का संकलन।
  • कर्मचारियों की शिकायत के संबंध में समन्वय कार्य।
  • मंत्रालय, एआर और पीजी विभाग में आयोजित बैठकों की समीक्षा के लिए रिपोर्टों को तैयार करना।
  • सार्वजनिक और कर्मचारी शिकायत के निवारण से संबंधित संसदीय प्रश्‍न का उत्‍तर।
  • आरक्षण आदेशों का कार्यान्वयन।
  • सभी नीतिगत मामलों का कार्यान्वयन।
  • पुरानी फाइलों / रिकॉर्डों की रिकॉर्डिंग और छटाई।
  • समुह क, ख और ग पदों के लिए नामित उम्मीदवारों का चरित्र सत्यापन, जाति सत्यापन और चिकित्सा जाँच को पूरा करना।
  • सभी अधिकारियों और कर्मचारियों की परिवीक्षा अवधि और पुष्टि को पूरा करना, जहां कहीं भी आवश्‍यक हो।
  • समुह क, ख और ग पदों की पदोन्‍नति और वेतन नियतन।
  • सभी समुह क, ख और ग पदों के एमएसीपी मामले।
  • समुह क, ख और ग अधिकारियों/कर्मचारियों के अभ्‍यावेदन।
  • कार्मिक प्रशिक्षण विभाग के लिए अनुसूचित जाति/ जनजाति/अन्य पिछड़े वर्ग की रिपोर्ट।
  • मंत्रालय, कार्मिक और प्रशिक्षण विभाग और अन्य केन्द्रीय सरकारी एजेंसियों द्वारा अपेक्षित प्रशासन से संबंधित कोई अन्‍य जानकारी।
  • कार्य अध्ययन से संबंधित मामले।
  • तिमाही हिन्दी विवरणी भेजना।
  • टीसीपीओ में सेवा संघों की मान्यता।
  • संपर्क अधिकारी (अनुसूचित जाति/जनजाति), सुरक्षा अधिकारी, स्‍टाफ वाहन नियंत्रण अधिकारी, शिकायत अधिकारी, डीडीओ इत्‍यादि की नियुक्ति करना।
  • क्रय समिति/कंडमनेशन समिति, पुस्तकालय समिति, चयन समिति और विभागीय पदोन्नति समिति, अनुकंपा आधार पर नियुक्ति के मामलों पर विचार करने के लिए अधिकारियों की समिति बनाना।
  • सातवें वेतन आयोग से संबंधित मामले।
  • सुरक्षा गार्डों की संविदा, साफाई कार्य को बाह्य स्रोतों को देने संबधी संविदा इत्‍यादि।
  • अनुभाग की डायरी का काम।

दस्तावेज़ों / फ़ाइलों / रजिस्टरों इत्‍यादि का अनुरक्षण एवं अभिरक्षा:

  • रिक्ति रोस्टरों, आरक्षण रोस्टरों, दिव्‍यांगजन के लिए आरक्षण रोस्टरों, तदर्थ नियुक्तियों के लिए आरक्षण रोस्टरों का रखरखाव।
  • सार्वजनिक शिकायतों के मामलों के रजिस्टर का रखरखाव।
  • अदालती मामलों की प्रगति से संबंधित रजिस्टर का रखरखाव।
  • टीसीपीओ के अधिकारियों और कर्मचारियों के विवरण वाला एसीआर रिकार्ड रजिस्टर।
  • टीसीपीओ में कार्यरत सभी अधिकारियों और कर्मचारियों की पदोन्‍नति / एमएसीपी / वेतन निर्धारण से संबंधित कॉडर फ़ाइलें।
  • समुह क, ख और ग पदों से संबंधित भर्ती नियम।
  • डायरी (अंग्रेजी और हिंदी) रजिस्टर, वीआईपी डायरी रजिस्टर, फाइल खोलने का रजिस्टर, फाइल संचलन रजिस्टर, चपरासी पुस्तिका।
  • समूह क, ख और ग पदों की वरिष्‍ठता सूची।
  • विभिन्न गार्ड फाइलें।

सामान्‍य अनुभाग

निम्‍नलिखित विषयों को देखता है:

  •     गृह निर्माण अग्रिम और गृह निर्माण अग्रिम के अनुदान से संबंधित सभी प्रकार के मामले।
  •     चिकित्सा प्रतिपूर्ति/अनुमति के मामलों/सीजीएचएस कार्ड जारी करने के मुद्दे।
  •     टेलीफोन, फैक्स इत्‍यादि से संबंधित सभी मामले।
  •     टीसीपीओ के अधिकारियों और कर्मचारियों के लिए सरकारी आवास के आवंटन के लिए आवेदन-पत्रों का अग्रेषण।
  •     जेरोक्स मशीन, वाटर कूलर, एक्‍वागार्ड फिल्टर, इंटरकॉम इत्‍यादि जैसे सभी कार्यालय उपकरणों, फर्नीचर और जुड़नार की खरीद और रखरखाव।
  •     सामान्‍य सफाई कार्य।
  •     पहचान पत्र जारी करने सहित सुरक्षा से संबंधित मामले।
  •     समाचार पत्रों के बिलों को प्रोसेस करना।
  •     टीसीपीओ के अधिकारियों/कर्मचारियों के लिए गृह मंत्रालय के पास जारी करने से संबंधित मामले।
  •     अधिकारियों, कर्मचारियों और पेंशनरों को पहचान पत्र जारी करना।
  •     टीसीपीओ के अधिकारियों और कर्मचारियों को पार्किंग लेबल जारी करना।
  •     स्वतंत्रता दिवस, गणतंत्र दिवस परेड और बीटिंग द रिट्रीट के लिए अधिकारियों की सूची तैयार करना और निमंत्रण पत्र वितरित करना।
  •     जीपीएफ के संबंध में अग्रिम / आहरण प्रदान करना।
  •     केयरटेकर के कार्य - टीसीपीओ के अधिकारियों / अनुभागों / प्रभागों के कमरों को खुलवाना, बंद करवाना और साफ करवाना। सफाई कर्मचारियों के कार्य का पर्यवेक्षण करना।
  •     हिंदी की तिमाही प्रगति रिपोर्ट।
  •     अनुभाग के डायरी रजिस्टरों का रखरखाव।

दस्तावेज़ों / फ़ाइलों / रजिस्टरों इत्‍यादि का अनुरक्षण/अभिरक्षा:

  •     टीसीपीओ के सभी अधिकारियों और कर्मचारियों के पहचान पत्र जारी करने का रजिस्‍टर।
  •     टीसीपीओ में लगे टेलीफोन का रजिस्‍टर।
  •     टीसीपीओं के सभी अधिकारियों और कर्मचारियों का जीपीएफ बकाया रजिस्‍टर।
  •     डायरी (अंग्रेजी और हिंदी) रजिस्टर, वीआईपी डायरी रजिस्टर, फाइल रजिस्टर, फाइल संचलन रजिस्टर, चपरासी पुस्तिका।
  •     विभिन्न गार्ड फाइलें।

प्रेषण एकक (सामान्य अनुभाग के अधीन) निम्‍नलिखित विषयों को देखता है:

  •     टीसीपीओ में सभी अधिकारियों / अनुभागों से पोस्टल डाक / पंजीकृत पत्र / तार आदि प्राप्ति तथा वितरण।
  •     सभी मंत्रालयों / विभागों इत्‍यादि से प्राप्त डाक की प्राप्ति, अंकन और डायरी करना।
  •     टीसीपीओ के प्रभागों और अनुभागों से प्राप्‍त डाक संचार का प्रेषण।
  •     टीसीपीओ के विभिन्न प्रभागों और अनुभागों से प्राप्त स्‍थानीय डाक को दिल्ली / नई दिल्ली में स्थित सभी मंत्रालयों / विभागों को वितरण।

भण्‍डार एकक (सामान्य अनुभाग के अधीन) निम्‍नलिखित विषयों को देखता है:

  •     स्टोर कार्य – स्‍टेशनरी मदें जारी करना, गैर- उपभोज्य वस्तुओं को वापस लेना। जेम या स्‍थानीय बाजार या केंद्रीय भण्‍डार से खरीदे गए माल की स्‍टॉक रजिस्टरों में प्रविष्टियां करना।
  •     टीसीपीओ के सभी अधिकारियों और कर्मचारियों को कार्यालय स्टेशनरी मदों को जारी करना।
  •     स्‍टोर में उपलब्ध रिकॉर्ड का रखरखाव।
  •     गैर उपभोज्य स्टोर की इन्‍वेंटरी।
  •     अनुपयोगी मदों के मूल्य का पता लगाना ।
  •     सक्षम प्राधिकारी के अनुमोदन से अनुपयोगी वस्तुओं को बट्टे खाते डालना।
  •     स्टेशनरी मदें जारी करने के बाद मासिक विवरण तैयार करना और स्‍टॉक रजिस्टर में रिकार्ड करना।
  •     कलैण्‍डर और डायरी का प्रापण।
  •     सार्वजनिक खरीद (मेक इन इंडिया को वरीयता) (पीपीपी-एमआईआईआई) आदेश 2017 – प्रापण अनुमान (प्रोक्योरमेंट प्रोजेक्शन) डाउनलोड करें
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